Die Aufgaben (Pflichten) und Befugnisse (Berechtigungen) des Verwalters ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (insbes. Den §§ 27 und 28 WEG), aus der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung (§ 10 Abs. 2 WEG), aus bisher in der Gemeinschaft rechtsgültig gefassten Beschlüssen (§ 10 Abs. 3,4 und § 23 WEG), ergangenen einschlägigen Gerichtsentscheidungen (gem. § 43 WEG) und sonstigen Vereinbarungen der Eigentümer (§ 10 Abs. 1 WEG), aus dem Inhalt dieses Leistungsverzeichnisses und zuletzt ergänzend aus dem Geschäftsbesorgungsrecht des BGB (675 BGB).

I. Kaufmännische Geschäftsführung

1. Arbeiten rund um die Wohnungseigentümerversammlung (WEV)
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Absprache des Tagungsortes, -zeitpunkt, Inhalt der Tagesordnung
G02 Vorbereitungsarbeiten der WEV:
Anmietung eines Tagungsraumes zu Lasten der WEG, Erstellen der Anwesenheitsliste, Erarbeiten von Beschlussvorschlägen mit Prüfung auf rechtliche Erfordernisse
G03 Einberufungsarbeiten der WEV:
Alle im Grundbuch eingetragenen, aktuelle Eigentümer schriftlich mit einfacher Briefpost mit Angabe der Tagesordnung laden, wobei diese nicht die persönlichen Unterschrift des H. Hannes oder eines Beauftragten bedarf. Die Einladung ist an die letzte, dem Verwalter bekannte Anschrift des jeweiligen Eigentümers zu versenden.
G04 Durchführung der WEV:
Leitung und organisatorische Abwicklung
– Führen der Anwesenheitsliste
– Feststellen der Beschlussfähigkeit
– Eröffnen der Versammlung
– Stellungnahme zu allen Tagesordnungspunkten
– Durchführen von Abstimmungen unter Berücksichtigung der Erfordernisse des WEG bzw. der Gemeinschaftsordnung
– Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Beschlussprotokolls mit evtl. notwendigen protokollarischen Erläuterungen
– Vorlage zur Unterschriftsleistung der Mitunterzeichner
– Versendung einer Abschrift des Beschlussprotokolls an jeden Eigentümer innerhalb von zwei Wochen nach der WEV

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Vorbereitung, Einberufung und Durchführung weiterer WEV mit den Grundleistungen G1 bis G4 – außerordentliche Versammlungen Folgeversammlungen wegen fehlender Beschlussfähigkeit

2. Durchführung von gültigen Beschlüssen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Durchführungsarbeiten von Beschlüssen, die Tätigkeiten des Verwalters im Rahmen der Grundleistungen dieses Leistungsverzeichnisses erfordern
3. Betreuung der Eigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten

GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Mitwirkung beim Entwurf oder Beratung bei Änderungen von Hausordnungen und Nutzungsordnungen für im Gemeinschaftseigentum stehende Einrichtungen und Anlagen
G02 Rechtliche Erläuterung der Gemeinschaftsordnung
G03 Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Gemeinschafts-, Haus- und Nutzungsordnungen
G04 Kontrolle und Überwachung des von der WEG beauftragte Dritte (z. B. Reinigungspersonal) Einhaltung der Verträge
G05 Erteilung von Abmahnungen bei Verstößen G3 und G4
G06 Teilnahme an einer weiteren Verwaltungsbeiratsitzung (außer der unter G1 genannten) an einem Wochentag (Mo–Fr)
G07 Information des Verwaltungsbeirates über wichtige Vorgänge und Informationen
G08 mündliche und schriftliche Auskunfterteilung gegenüber der WEG sowie einzelner Eigentümer die ein berechtigtes Interesse haben, einschließlich der Gewährung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen. Die Unterlagen können nur im Büro des Verwalters zu einem vom Verwalter bestimmten Zeitpunkt während der üblichen Geschäftszeiten eingesehen werden.
G09 Führung des erforderlichen Telefon-, E-Mail- u. Schriftverkehrs mit den Eigentümern und Dritten
G10 Bearbeitung von Eigentumsübergängen

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Teilnahme an Verwaltungsbeiratssitzung an Samstagen und Sonn- und Feiertagen
B02 Teilnahme an weiteren Verwaltungsbeiratsitzungen zusätzlich zu den 1G01 und 3G06
B03 Erstellen und Versenden von Kopien im Rahmen der Auskunfts- und Informationspflichten des Verwalters
B04 Notarielle Verwalterzustimmungen bei Eigentumsübergängen, wenn dies gem. Gemeinschaftsordnung vorgeschrieben ist.
B05 Vervielfälltigen und Versenden von wesentlichem Schriftverkehr über Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungsverfahren an die Eigentümer sowie von Angeboten, Sachverständigengutachten usw.

4. Vorbereitung, Abschluss, Überwachung/Kontrolle und Kündigung von Verträgen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen
G02 Einholung von Angeboten, bei Personalsuche ggf. notwendige Inseration (Kosten zu Lasten der WEG)
G03 Führung von Vertragsverhandlungen und Beratung über die Auswahl mit dem Verwaltungsbeiratsvorsitzenden
G04 Stichprobenweise Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung der Verträge, sowie laufende Überprüfung auf Aktualität (z. B. Versicherungsverträge)
G05 Bearbeitung von Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum, Einhaltung der Obliegenheiten

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Beiziehen von Sonderfachleuten für die Vorbereitung und Überwachung der ordnungsgem. Durchführung von Verträgen, soweit hierzu Kenntnisse erforderlich sind, die über die eines erfahrenen Verwalters von WEG hinausgeht.

5. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Geordnete Aufbewahrung sämtlicher Verwaltungsunterlagen, die zur ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums während des Bestehens der WEG erforderlich sind
G02 Geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen, insbesondere der Verträge mit Dritten, Abrechnungen, Buchhaltungsunterlagen mit Konten, Buchungsbelege und Bankauszüge, solange sie unmittelbare Auswirkungen haben und bis zur vollständigen Abwicklung des jeweiligen Vertrages bzw. Vorganges
G03 sämtliche Buchhaltungsunterlagen in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften
G04 Allgemeiner Schriftverkehr 8 Jahre

II. Juristische Verwaltung

1. Abschluss, Änderung und Kündigung aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge.

GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Anstellungsverträge mit Hausmeistern und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen
G02 Versicherungsverträge:
Brandversicherung, Wohngebäudeversicherung (Leitungswasser, Sturm und Hagel), Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht- und Gewässerschadenhaftpflichtversicherung sowie weitere in der Gemeinschaftsordnung oder auf Eigentümerbeschluß basierende vorgesehene Versicherungen
G03 Wartungsverträge:
Heizungsanlage, Aufzugsanlage, Hydraulische Anlagen, Wasseruhren, Wärmemessgeräte, Schwimmbäder, Feuerlöscher, sonstige technische Anlagen und Geräte
G04 Mietverträge über die Vermietung Teile des Gemeinschaftseigentums oder die Anmietung notwendiger Räumlichkeiten
G05 Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsgemäßen Bewirtschaffung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen.
G06 Lieferungs- und Entsorgungsverträge:
Strom, Wasser, Gas, Müll, Heizöl usw.
G07 Zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtungen zur Instandhaltung und Instandsetzung notwendige Werkverträge
G08 Verträge mit Bankinstituten für Girokonto und Geldanlagen (Rep. Rücklagen)
G09 Verträge mit Heizkostenabrechnungsfirmen
G10 sonstige, zweckmäßige Verträge

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Verträge soweit für diese Kenntnisse von Sonderfachleuten erforderlich sind, weil diese über die eines erfahrenen WEG Verwalters hinausgehen
B02 Verträge mit dem Erstveräußerer besonders bzgl. der Mängelbeseitigung am Gemeinschaftseigentum

2. Abwicklung des rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Eigentümer
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtshandlungen in Zusammenhang mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums z. B.:
– Abgabe von Erklärungen, die zur Herstellung von Fernsprech-, Funk- und Fernseheinrichtungen oder Energieversorgungsanschlüsse für einzelne Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft erforderlich sind
– Abgabe sachdienlicher Erklärungen gegenüber dem jeweiligen Versicherer bei Eintritt eines Versicherungsfalles
G02 Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Eigentümer gem. G01 gerichtet sind
G03 Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtnachteils erforderlich sind

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Erteilung von Informationen an die Eigentümer über wesentliche Vorgänge, insbesondere über den Inhalt von zugestellten, gegen die Eigentümer gerichtete Klagen oder Anträge in WEG-Sachen

3. Gerichtliche Vertretung der Eigentümer
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Beratung der Eigentümer über die Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren im jeweiligen Einzelfall
G02 Beauftragung eines Rechtsanwaltes mit der Vertretung der Eigentümer, soweit alle Eigentümer Beklagte oder Antragsgegner; bei Aktivprozessen von der Eigentümergemeinschaft ermächtigter Prozess- bzw. Verfahrensstandschafter und damit Antragssteller sind.
G03 Information des beauftragten Rechtsanwalts bei Anträgen auf Zahlung rückständigen Hausgeldes an die WEG

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Leistungen gem. G03 in anderen gerichtlichen Verfahren z. B. Beweissicherungsverfahren wegen Mängel am Gemeinschaftseigentum, Restfertigstellungs-, Nachbesserungs-, Gewährleistungs-, und Schadensersatzverfahren
B02 Vertretung der Eigentümer in mündlichen Verhandlungen
B03 Teilnahme an Verfahren in WEG-Sachen, an denen der Verwalter kraft Gesetzes beteiligt ist.
B04 Vertretung in öffentlich-rechtlichen Verfahren
– Grundstücksgestaltung
– Baugenehmigungsverfahren
B05 Dem Verwalter sind Aufwendungen, auch für beauftragte Verfahrenbevollmächtigte, die ihm als Beteiligter oder Zustellungsbevollmächtigter an einem Verfahren gem § 43 WEG entstehen, unverzüglich zu erstatten.

III. Finanz- und Vermögensverwaltung

1. Einrichtung und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Datenerfassung und Datenpflege
G02 Führung der erforderlichen Personen-/Sachkonten
G03 Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Eigentümer
G04 Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung insoweit dies zur Erfüllung der Abrechnungs- und Rechnungspflicht erforderlich ist
G05 geordnete Aufbewahrung der Belege
G06 Einrichtung und Führung einer vorschriftsmäßigen Lohnbuchhaltung

2. Rechnungswesen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 kaufmännische Rechnungsprüfung
G02 Ausführen der Zahlungen unter Nutzung etwa gewährter Skonti
G03 Abrechnung von vorhandenen Hausmeisterkassen
G04 Entgegennahme und Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung für Zeiträume, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters tätigte

3. Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Aufstellung eines Wirtschaftsplans bestehend aus Gesamtwirtschaftsplan und Einzelwirtschaftsplan je Wohnungs- und Teileigentum für jedes Wirtschaftsjahr
G02 Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf der Grundlage des von den Eigentümern beschlossenen Wirtschaftsplanes; die Eigentümer verpflichten sich insoweit, am Lastschriftverfahren teilzunehmen
G03 buchungsmäßige Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht aufgrund beschlossener Wirtschaftspläne

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Anmahnen rückständiger Beiträge nach Verzugseintritt (Vorauszahlungen, Sonderumlagen, Abrechnungsfehlbeträge) sowie der hierdurch anfallenden Mahngebühr
B02 Berechnung, Anforderung und Einforderung von Zahlungen außerhalb des Wirtschaftsplanes (Sonderumlagen)
B03 zusätzliche Tätigkeiten aufgrund Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren der Eigentümer

4. Jahresabrechnung und Rechnungslegung
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Erstellung der Jahresabrechnung, bestehend aus der Gesamtabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses auf jedes Wohnungs- und Teileigentum (Einzelabrechnung), und zwar ggf. unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist; mit der Jahresabrechnung wird ein Vermögensstatus der Eigentümergemeinschaft vorgelegt.
G02 Anforderung und Einziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Fehlbeträge bzw. Auszahlung der sich ergebenden Guthaben nach Anerkennung durch die WEG Versammlung
G03 buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
G04 Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
G05 Gewährung der Einsichtnahme in die der Jahresabrechnung zugrundeliegenden Unterlagen, Rechnungen und Belege. Die Unterlagen können nur im Büro des Verwalters zu einem vom Verwalter bestimmten Zeitpunkt eingesehen werden.

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Überprüfung von Jahresabrechnungen und Erstellung von Jahresabrechnungen für Zeiträume, in denen ein Dritter das Verwalteramt inne hatte
B02 Teilnahme an der Prüfung des Jahresabrechnung durch beauftragte Sonderfachleute, z. B. durch einen Sachverständigen oder einen Wirtschaftsprüfer
B03 Rechnungslegung während des Geschäftsjahres außerhalb der Jahresabrechnung
B04 Erstellung von Abrechnungen und Erteilung von Auskünften, die ein Eigentümer für die Betriebskostenabrechnung mit seinem Mieter benötigt
B05 Abrechnung mit besonderem Umsatzsteuerausweis

5. Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Eröffnung und Führung eines Girokontos für Hausgelder und eines Anlagekontos für die Instandhaltungsrückstellung bei einem oder mehreren Geldinstituten, die der Verwalter bestimmt; beide Konten sind als offene Fremdkonten zu führen, deren Inhaber sämtliche Mitglieder der Eigentümergemeinschaft sind; beide Konten sind getrennt vom Vermögen des Verwalters und vom Vermögen Dritter zu führen.

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Eröffnung und Führung weiterer Konten und Depots (B)
B02 kurzfristige verzinsliche Anlage von Verwaltungsvermögen innerhalb eines Wirtschaftsjahres
B03 B01 und B02 wird als Service-Leistung kostenlos erbracht

IV. Technische Verwaltung

1. Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Überwachung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums durch Begehungen auch mit dem Verwaltungsbeirats
G02 Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschließlich der Klärung der Zuständigkeit und der Beratung über Rückgriffsmöglichkeit
G03 Einholung von Kostenvoranschlägen
G04 Führen von Vertragsverhandlungen und Vergabe der Aufträge
G05 Überwachung der Arbeiten, insbesondere der Ausführungszeiten
G06 technische Rechnungsprüfung
G07 Abnahme der Arbeiten
G08 Rüge festgestellter Mängel
G09 Veranlassung der Tätigkeiten gem. G03 bis G04 nur für Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen, deren Auftragssumme 15.000,00 € nicht überschreitet und/oder deren Durchführung die Zuziehung eine Sonderfachmann nicht erfordert.
G10 Veranlassung von sofortigen Maßnahmen in dringenden Fällen
G11 Meldung von Schäden am Gemeinschaftseigentum an die Versicherung

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Überwachung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums durch Begehungen mit Sonderfachleuten in dringenden Fällen auch ohne Beschluss der WEG
B02 Veranlassung der Tätigkeiten gem. G03 bis G08 bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen deren Auftragssumme
15 000,00 € überschreitet bzw. deren Durchführung die Zuziehung eines Sonderfachmannes erfordert.
B03 Begehung des Sondereigentums im Auftrag des Eigentümers
B04 Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnamen im Sondereigentum

2. Durchführung baulicher Änderungen (Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen)
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Stellungnahme zu beabsichtigten baulichen Veränderungen

3. Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer (Bauträger)
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Beratung zum Inhalt zweckmäßiger Beschlussfassungen
G02 Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten
G03 Teilnahme an der Abnahme unter Beiziehen eines Sachverständigen (kostenlose Service)
G04 Beauftragung und Koordinierung von Sonderfachleuten

BESONDERE LEISTUNGEN:
B01 Beiziehung eines Sachverständigen
B02 Vorbereitung der außergerichtlichen und gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen der Eigentümer auf Restfertigstellung, Nachbesserung, Gewährleistung und Schadenersatz

4. Sonstige technische Verwaltungsleistungen
GRUNDLEISTUNGEN:
G01 Bestellung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der gesicherten Schließanlage
G02 Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV)